Na przykładzie projektu standaryzacji produktów convienience food marki własnej, realizowanego dla wiodącej sieci handlowej w Polsce.
Dzięki współpracy Wojciecha Kowalczyka (WK), Eksperta ds. Jakości i Bezpieczeństwa Żywności, oraz Jacka Filipczaka (JF), Głównego Technologa z ponad 20-letnim doświadczeniem, zrealizowany został ambitny projekt na zlecenie jednej z wiodących sieci handlowych w Polsce. Nasz zespół, bazując na wieloletnim doświadczeniu i wiedzy eksperckiej, przyczynił się do osiągnięcia bezprecedensowych wyników w zakresie jakości i bezpieczeństwa żywności.
Projekt, który mieliśmy przyjemność realizować, był skomplikowany i wielowymiarowy, wymagający ścisłej współpracy i zaangażowania na wielu płaszczyznach. Naszym głównym celem była optymalizacja procesu produkcyjnego, zapewnienie zgodności produktów z najwyższymi standardami jakości oraz gwarancja bezpieczeństwa żywności.
Dzięki przeprowadzonym audytom jakościowym i technologicznym zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary wymagające interwencji, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności produkcji i skrócenia czasu przestojów. Nasze działania, skupione na standaryzacji procesu produkcyjnego i monitorowaniu kluczowych parametrów, pozwoliły na osiągnięcie powtarzalności produktu i zapewnienie jego najwyższej jakości.
Z całą pewnością praktykujemy różne style zarządzania i mamy inne osobowości. Z perspektywy dotychczasowej współpracy stwierdzamy, że na różnych etapach projektu nasze odmienne podejścia świetnie się uzupełniały. Każdy z nas wykorzystał swoje dotychczasowe doświadczenia, sprawnie zidentyfikowaliśmy obszary do doskonalenia, zaangażowaliśmy również ekspertów branżowych. Energią projektu byli sami pracownicy audytowanego zakładu, czerpaliśmy z ich potencjału, wpływając równocześnie na wzrost ich motywacji.
Jakie były główne założenia wspólnego projektu?
Celem projektu było zapewnienie bezpiecznych, zgodnych ze specyfikacją i wysokiej jakości produktów dla marki własnej dużej sieci handlowej w Polsce. Realizacja założeń odbyła się poprzez jakościowy i technologiczny audyt procesu produkcyjnego, analizę aspektów technologicznych i produkcyjnych, a także zweryfikowanie i usprawnienie systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem żywności producenta. Główne kamienie milowe, które założyliśmy przy realizacji tego projektu to:
– Identyfikacja problemów oraz ich przyczyn źródłowych,
– Zapewnienie adekwatnych wytycznych do doskonalenia dla zidentyfikowanych obszarów wymagających działań korygujących,
– Sprawne wdrożenie wymaganych zmian,
– Nadzorowanie procesu produkcyjnego, poprzez monitorowanie kluczowych parametrów,
– Standaryzacja procesu produkcyjnego, w celu uzyskania powtarzalności produktu.
Kiedy czujesz, że ta współpraca ma sens?
WK: Firma EQS International działa w oparciu o podstawowe wartości, takie jak uczciwość, transparentność, profesjonalizm, prawda, rodzina, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, jakość, bezpieczeństwo, różnorodność i zrównoważony rozwój. Głęboko wierzymy, że te wartości kierują nami, aby zapewnić naszym klientom wyjątkową obsługę i wsparcie, zapewniając ich biznesowi rozwój w sposób bezpieczny, etyczny i jakościowy. Podejmując decyzję o współpracy z Jackiem bazowałem na rekomendacjach i jego doświadczeniu we współpracy z największymi zakładami mięsnymi w Polsce. Realizowaliśmy różne projekty, mamy odmienne spojrzenia na wiele aspektów praktycznych. Jednocześnie każdy z nas posiada bardzo duży potencjał w swojej dziedzinie. To właśnie ta różnorodność, pomogła nam sprawnie zidentyfikować problemy firmy na wielu płaszczyznach zarówno jakościowych, technologicznych jak i produkcyjnych. Silny charakter i decyzyjność Jacka pozwoliła na bardzo szybkie ustawienie i organizację produkcji. Moje szczegółowe i rzetelne audyty pozwoliły zidentyfikować obszary, których poprawa wpłynęła na wzrost bezpieczeństwa produktu. Co więcej naszą wspólną wartością jest dążenie do prawdy, czyli opieranie decyzji na faktach, a także profesjonalizm i utrzymanie wysokich standardów jakościowych. To wartości, które nas łączą i pozwoliły nam skutecznie ustalić priorytety działań o statusie krytycznym i wysokim.
JF: Współpraca z Wojciechem i nasz wspólny projekt dla wiodącej firmy retail na rynku polskim, od początku była wymagająca i angażująca pod wieloma aspektami, a dla mnie szczególnie pod kątem technologicznym. Jednym ze strategicznych produktów sieci są produkty typu convienience food, których jakość i standard powinny być stabilne i na najwyższym poziomie. Naszym zadaniem było wsparcie produkcji w jednym z zakładów będącym dostawcą dla tejże właśnie sieci. Cieszę się, że mogłem bazować na swojej praktyce i wdrażać swoje pomysły, które bezpośrednio wpłynęły na efektywność pracowników produkcyjnych i zarządzanie samym procesem. Wojciech imponuje mi swoim stylem zarządzania, motywowaniem naszego zespołu i wielowymiarowym podejściem do projektu. Decydującymi podczas rozpoczęcia współpracy były dla mnie nasze wspólne wartości takie jak szczerości, zaufanie i lojalność. W codziennych kontaktach cenię autentyczność i tempo pracy, sprawną wymianę informacji, zespołowe podejście, poczucie sprawczości i wspólny cel całego zespołu.
W jaki sposób podzieliliśmy role i odpowiedzialności?
WK: Projekt był bardzo ambitny i złożony, zarówno pod względem technologicznym jak i jakościowym. Nasze działania prowadziliśmy równolegle, raportując prace praktycznie po każdym dniu i omawiając z zespołem przebieg procesów. Osobiście przeprowadzałem audyt jakości i bezpieczeństwa żywności na wszystkich liniach produkcyjnych oraz na obszarze całego zakładu. Kiedy podejmujemy się realizacji złożonych projektów bardzo zależy nam na efektywności i skuteczności prowadzonych działań, dlatego też dodatkowo zaprosiliśmy do zespołu zewnętrznych ekspertów, dzięki którym mogliśmy ocenić ryzyka występujące w zakładzie na wszystkich płaszczyznach funkcjonowania organizacji. Przeprowadziliśmy analizy schematu organizacyjnego, ocenę najwyższego kierownictwa, organizację produkcji, kontrolę produktu, zbadaliśmy satysfakcję pracowników, weryfikowaliśmy higienę zakładu i pracowników. Kluczowym czynnikiem wpływającym na jakość produktów convenience jest reżim sanitarny, dlatego też przeprowadzaliśmy audyt przedoperacyjny i śródoperacyjny stanu sanitarnego zakładu oraz egzekwowaliśmy przestrzegania GMP i GHP. Po pierwszych wizytach w zakładzie mieliśmy już długą listę zidentyfikowanych obszarów do doskonalenia oraz propozycje wdrożenia szybkich usprawnień.
JF: Średniej wielkości zakład mięsny, specjalizujący się w produkcji wyrobów wieprzowych jako dostawca dań gotowych dla sieci, wymaga odpowiedniej organizacji procesu produkcyjnego. Moją główną odpowiedzialnością w projekcie były audyty technologiczne, podczas których weryfikowałem plany produkcyjne, jakość i ilość surowca dostarczanego do produkcji, schemat procesu technologicznego oraz normy ilościowe bieżącej produkcji. Jednocześnie wprowadzałem zmiany w organizacji produkcji, które dawały optymalizacje i były spójne z wymogami sieci. Dodatkowo, korzystając ze swojego wieloletniego doświadczenia, wdrażałem zmiany związane z technologią produktów, zapewniałem wsparcie w zarządzaniu dla brygadzistów oraz uczestniczyłem w wyborze liderów procesów. Te działania, w bardzo krótkim czasie przyniosły zauważalne korzyści w organizacji procesu produkcyjnego, zauważyliśmy wzrost efektywności, zwiększenie kontroli nad procesem oraz skrócenie czasu przestojów.
Jakie były nasze największe wyzwania podczas realizacji projektu?
WK: Każdy projekt, w który się angażujemy jest wyjątkowy i posiada unikalną specyfikę, branża mięsna jest pod wieloma względami podobna i mierzy się z podobnymi problemami, ale każdy zakład ma swoją historię i własną kulturę organizacyjną, a także swoje specyficzne problemy. Naszym głównym celem było zidentyfikowanie źródeł tych problemów i usunięcie barier w tych obszarach w pierwszej kolejności. Rozpoczynając pracę z dostawcą zawsze określamy cele oraz oczekiwania, zarówno klienta – zleceniodawcy jak i zakładu, starając się położyć największy nacisk na działania o znaczeniu krytycznym, które pozwalają usunąć wcześniej zidentyfikowane bariery, uzyskać szybką poprawę i usprawnić współpracę na dalszych etapach projektu.
JF: Pod względem technologicznym wymagania sieci wobec jakości i powtarzalności dań gotowych były ekstremalnie wysokie. Zakład produkcyjny posiadał swoje ograniczenia w infrastrukturze i dostępnych zasobach. Pogodzenie wymogów, wobec możliwości było dla mnie sporym wyzwaniem. Zmiana dotychczasowych przyzwyczajeń pracowników, wskazanie niezbędnych inwestycji i inne podejście w organizacji produkcji, wymagały zmiany w mentalności liderów produkcji.Wprowadzanie zmian krok po kroku z uwzględnieniem potrzeb poszczególnych pracowników pomagały w usprawnianiu procesu produkcyjnego i w efekcie w osiągnięciu celów projektu.
Jakie etapy realizacji projektu postrzegamy jako przełomowe sytuacje?
Jako zewnętrzni konsultanci w pierwszej fazie projektu prowadzimy wiele audytów, przeprowadzamy rozmowy z zarządem oraz prowadzimy wywiad z pracownikami. Jednym z kluczowych momentów w projekcie było zorganizowanie spotkania z kierownictwem, brygadzistami oraz liderami procesów. Podczas sesji szkoleniowej Jacek przeprowadził szkolenie z zakresu skutecznej komunikacji. Pracownicy otwarcie rozmawiali z nami o ich oczekiwaniach co do komunikacji, współpracy oraz trudnościach, z którymi się mierzą. Na podstawie ich wypowiedzi stworzyliśmy wewnątrz zakładowy kodeks dobrej komunikacji. Wprowadzono także regularne spotkania osób odpowiedzialnych za wszystkie piony w strukturze organizacji. To proste rozwiązanie okazało się fundamentem skutecznej komunikacji i delegowania zadań związanych z bieżącymi problemami zakładu. Kolejnym przełomowym momentem było zorganizowanie sesji skutecznego rozwiązywania problemów. W spotkaniu uczestniczyły wszystkie strony zaangażowane w projekt, łącznie z przedstawicielami sieci. Nasza moderacja burzy mózgów zorientowana na poszukiwaniu przyczyn źródłowych najważniejszych problemów, pomogła wypracować rozwiązania, dla których przypisano odpowiedzialności i czas realizacji. Wspólne poszukiwanie rozwiązań w wielofunkcyjnym zespole pozwala spojrzeć na problemy z różnych perspektyw, pozwala to na krytyczne spojrzenie na codzienne wyzwania, ułatwia poszukiwanie źródłowych przyczyn problemu oraz przede wszystkim wypracować rozwiązania, które są skuteczne w długim terminie.
Co możesz wziąć dla siebie z naszego doświadczenia?
WK: Podczas realizacji tego projektu doświadczyliśmy prawdziwej wartości ze współpracy nad złożonym problemem. Synergia połączenia naszych specjalizacji, pozwoliła nam na rozwiązanie wielu problemów w skuteczny sposób. Jako zespół wykwalikowanych specjalistów możemy śmiało potwierdzić, że synergia to najwyższy poziom współpracy. To kreatywna energia, która prowadzi do nowych i skutecznych rozwiązań. W świecie biznesu, synergia oznacza możliwość osiągnięcia większych korzyści razem niż oddzielnie. Zachęcamy do budowania w swoich zakładach wielofunkcyjnych zespołów, organizowania warsztatów rozwiązywania problemów oraz pracowanie nad komunikacją, która jest kluczem do skutecznej realizacji zadań. Zrozumienie faktu, że osiągniecie wyników, których suma przewyższa efekty, jakie mogą osiągnąć poszczególni uczestnicy projektu, działając na własną rękę, było dla nas nie tylko kluczową lekcją, ale również źródłem inspiracji na przyszłość.
JF: Ten projekt pokazał nam, jak ważna jest otwartość na wiedzę i doświadczenie drugiej osoby, nawet jeśli nasze podejście i styl pracy są różne. Uczyliśmy się od siebie nawzajem, co pozwoliło nam na osiągnięcie ostatecznego sukcesu projektu. Nauczyliśmy się również, że kluczowym elementem w zarządzaniu projektami jest elastyczność i umiejętność dostosowywania się do zmieniających się okoliczności. W trakcie projektu napotkaliśmy na różne wyzwania, ale dzięki wspólnej pracy, determinacji i kreatywnemu myśleniu, byliśmy w stanie je wspólnie pokonać i osiągnąć sukces.
Działania naszego zespołu stały się przykładem dla innych firm i organizacji, pokazując, że zaangażowanie, profesjonalizm i współpraca na najwyższym poziomie są kluczem do sukcesu, nawet w najbardziej wymagających projektach. Nasz zespół i wiara we wspólne umiejętności pokazała nam, że nawet najbardziej złożone i ambitne projekty można zrealizować z powodzeniem, gwarantując klientom najwyższą jakość i bezpieczeństwo produktów. Nasza praca i zaangażowanie stały się motywacją i inspiracją do rozszerzania naszej działalności i kontynuowania realizacji dalszych ambitnych projektów.
Wojciech Kowalczyk
Ekspert ds. Jakości
i Bezpieczeństwa Żywności,
EQS International
www.eqsinternational.org
E-mail: w.kowalczyk@eqsinternational.org
Tel. +48 668030699
Jacek Filipczak
Główny Technolog z ponad
20-letnim doświadczeniem,
Jacek Filipczak Consulting Food
www.jacekfilipczak.pl
E-mail: JF@jacekfilipczak.pl
Tel. +48 508 666 798