Firma z branży przetwórstwa mięsnego stawia na innowacyjność rozwiązań i efektywność w realizacji zamówień. Dzięki wsparciu systemu Softlab ERP by Asseco może skutecznie kontrolować najważniejsze obszary działalności swojego przedsiębiorstwa.
Nasz klient to jeden z liderów rynku przetwórstwa mięsnego w Polsce. Od wielu lat z sukcesem produkuje i sprzedaje (w Polsce oraz w coraz większej skali również na rynkach zagranicznych) przetwory mięsne, oferowane w ramach kilku znanych marek.
Cel projektu
W związku z dynamicznym rozwojem firma zdecydowała o wymianie systemu klasy ERP zarządzającego całością kluczowych obszarów przedsiębiorstwa (produkcją, sprzedażą, magazynowaniem, finansami, zasobami ludzkimi, kontrolingiem, elektronicznym obiegiem dokumentów itp.). Podstawą tej decyzji była chęć zintegrowania w jednym systemie klasy ERP wielu istotnych procesów biznesowych, realizowanych dotąd przez klienta w kilku różnych, niepołączonych ze sobą środowiskach aplikacyjnych. Dodatkowo firma jako strategiczny cel projektu wyznaczyła wybór takiego systemu klasy ERP, który umożliwiałby jej dalszy rozwój, sprawną integrację z systemami zewnętrznymi, implementację szybko zmieniających się, często indywidualnych procesów biznesowych, a jednocześnie był nowoczesny, zgodny z przepisami prawa i skalowalny.
Zakres projektu
Wybór padł na system Softlab ERP by Asseco. Zintegrowany system klasy ERP obsługujący wszystkie wymienione powyżej obszary działania przedsiębiorstwa i co najważniejsze – spełniający wymagania rozwojowe (pozafunkcjonalne) postawione przez zleceniodawcę. Wdrożenie objęło następujące moduły systemu Softlab ERP:
– WMS (magazyn wysokiego składowania –w obszarze magazynu surowców, oraz produktów gotowych),
– finanse i księgowość (wraz z obszarem kontrolingu i budżetowania)
– produkcję,
– elektroniczne obiegi dokumentów,
– kadry i płace (w tym portale: menedżerski i pracowniczy oraz moduł RCP – rejestracji czasu pracy),
– integrację z partnerami handlowymi (EDI) i partnerem logistycznym.
Nowoczesne zarządzanie produkcją
W zakresie produkcji wdrożone zostało kompleksowe rozwiązanie zarządzania produkcją (wykorzystujące algorytmy predykcyjne) obejmujące planowanie samej produkcji, a także proces zaopatrzenia (zakupu wymaganych surowców pod planowaną na przyszłe okresy produkcję). Dzięki integracji wszystkich obszarów objętych działaniem systemu Softlab ERP model ten uwzględnia dane znajdujące się w innych modułach systemu – dotyczące planów sprzedaży, obecnie realizowanych zamówień, aktualnych stanów magazynowych produktów gotowych itp. Pozwala na skuteczne planowanie procesu produkcji, efektywne wykorzystanie parku technologicznego (linii produkcyjnych) – harmonogramowanie produkcji do poziomu każdej linii produkcyjnej, konkretnego okienka czasowego – godzin pracy, w ramach wielozmianowego systemu pracy. Umożliwia optymalne przezbrajanie linii produkcyjnych (zarządzanie harmonogramem produkcji) uwzględniające wydajność produkcyjną poszczególnych linii.
Wdrożone rozwiązanie zawiera monitorowanie całego procesu produkcyjnego na każdym jego etapie, z dokładnością do każdego zlecenia produkcyjnego. Daje możliwość rejestracji i analizy stanu realizacji procesu produkcji: czasu wykonywania poszczególnych zleceń, poziomu zużycia surowców, braków.
Co więcej, system Softlab ERP by Asseco pozwala na śledzenie partii poszczególnych produktów (tracebility w łańcuchu dostaw i produkcji), na każdym etapie: począwszy od zakupu surowców, przez produkcję, a kończąc na dostawie. Jest to niezwykle istotne dla wszystkich producentów żywności.
W praktyce wygląda to tak, że pracownicy obsługujący poszczególne linie produkcyjne korzystają z systemu Sofltab ERP by Asseco dostępnego na panelach dotykowych umieszczonych przy liniach, na bieżąco śledząc przypisane do nich zlecenia produkcyjne. Wiedzą, kiedy i na jakiej linii dokonać „przezbrojenia” pod konkretne zlecenie, raportują bieżący stan realizowanej produkcji. Na bazie tak zarejestrowanych danych (oraz innych informacji dostępnych w systemie Softlab ERP, takich jak: plany sprzedaży, stany magazynowe surowców oraz produktów gotowych itp.) system generuje zlecenia zakupu określonych surowców oraz opakowań (plany zaopatrzenia). Całość procesu realizowana jest na bieżąco, z dokładnością do każdego, pojedynczego dnia. Jest to istotne z dwóch ważnych powodów: zachowania ciągłości procesu produkcyjnego (często krótkie terminy przydatności surowców wykorzystywanych do produkcji) oraz dążenia do minimalizacji stanów magazynowych.
Skuteczny kontroling kosztów produkcji
Ważnym celem realizowanego projektu było wdrożenie zaawansowanego modelu kontrolingowego umożliwiającego bieżącą analizę kosztów wytworzenia konkretnego produktu (do poziomu pojedynczego wyrobu). Pełna integracja wszystkich modułów systemu Softlab ERP by Asseco pozwoliła na osiągnięcie tego celu. Wdrożony model kontrolingowy umożliwia kadrze zarządzającej analizowanie, praktycznie w czasie rzeczywistym, faktycznych kosztów wytworzenia danego produktu (pełna realizacja procesu order to cash) – pojedynczej sztuki – z uwzględnieniem maksymalnej liczby kosztów bezpośrednich i pośrednich (w tym kosztów osobowych ponoszonych na poszczególnych etapach produkcji towaru). Dzięki takiemu rozwiązaniu w systemie Softlab ERP by Asseco realizowany jest także proces planowania kosztów wytworzenia konkretnego produktu (na bazie zdefiniowanych receptur), a więc w efekcie również skuteczna kalkulacja ceny końcowej produktu.
Skuteczne zarządzanie procesem magazynowania i sprzedaży
Kolejnym znaczącym elementem realizowanego projektu było włączenie obszaru magazynowania (zarówno surowców przeznaczonych do produkcji, jak i produktów gotowych) w spójny proces zarządczy, prowadzony na bazie systemu Softlab ERP by Asseco.
Projektem uruchomienia modułu WMS (integralnej części systemu Softlab ERP by Asseco) zostały objęte magazyn surowców (wykorzystujący technologię chłodni i mroźni) oraz magazyn wyrobów gotowych. Pracownicy magazynu zostali wyposażeni w mobilne terminale radiowe. Wbudowany w nie system WMS w pełni automatyzuje pracę magazynierów – zarówno w zakresie procesów związanych z przygotowaniem/dostawą surowców niezbędnych do realizacji zaplanowanych zleceń produkcyjnych, jak i procesów wydania gotowych produktów.
Pełna integracja modułu WMS z modułami produkcji oraz sprzedaży i logistyki umożliwia firmie skuteczne zarządzanie procesem zamawiania niezbędnych surowców (praktycznie w modelu just in time) oraz planowania procesów logistycznych, niezbędnych dla terminowej dostawy ich do klientów. W każdym momencie menedżerowie odpowiedzialni za jego realizację wiedzą, jaki jest dostępny stan magazynowy (zarówno po stronie magazynu surowców, jak i magazynu produktów gotowych) i znają bieżące obciążenie pracowników magazynu. Na podstawie tych danych mogą podejmować skuteczne decyzje biznesowe. Pracownicy magazynu są zaś „prowadzeni za rękę” przez system WMS, który każdemu z nich jednoznacznie definiuje zakres i kolejność realizowanych zadań, informuje o liczbie oraz lokalizacji wyrobów (surowców oraz produktów gotowych), które powinny zostać przyjęte na magazyn bądź z niego wydane.
Dodatkowo wdrożony moduł WMS obsługuje proces rozliczania usług magazynowych (prowadzony w magazynach typu mroźnia/chłodnia) świadczonych dla podmiotów zewnętrznych. Ze względu na skalę w systemie uruchomiono też funkcjonalności umożliwiające zarządzanie procesem wykorzystywanych opakowań zwrotnych – europalet.
Nowoczesny HR oraz system elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD)
W obecnej cyfrowej rzeczywistości kluczowe jest, aby firma korzystała z nowoczesnych narzędzi informatycznych także w obszarach związanych z HR-em oraz w procesach o charakterze back office. Dlatego też wdrożenie objęło również uruchomienie modułu kadrowo-płacowego, dodatkowo wyposażonego w rozwiązania klasy RCP (rejestracja czasu pracy) harmonogramowanie pracy oraz dostępne w technologii HTML portale: menedżerski oraz pracowniczy.
Dzięki wyżej wymienionym rozwiązaniom możliwe było uruchomienie procedur umożliwiających szczegółową analizę kosztów osobowych ponoszonych w związku z konkretnymi zleceniami produkcyjnymi. Wdrożony system umożliwia „grafikowanie” (planowanie i rozliczanie) czasu pracy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych firmy. Dzięki temu wiadomo, ile czasu konkretny pracownik poświęcił na realizację danego zadania. To zaś umożliwia bardzo dokładną analizę realnych kosztów wytworzenia określonego produktu.
Wdrożone w ramach modułu HR portale pracowniczy i menedżerski (dzięki technologii HTML dostępne dla pracowników firmy na urządzeniach klasy desktop, a także na mobilnych, takich jak tablet czy smartphone) automatyzują szereg procesów kadrowych, minimalizując konieczność zwiększania zatrudnienia w obszarze HR, w przypadku wzrostu liczby pracowników zatrudnionych w firmie. Pracownicy i kadra zarządzająca firmy mają obecnie bezpośredni dostęp (bez konieczności fizycznego kontaktu z działem kadr) do wszystkich niezbędnych w tym obszarze danych. Mogą elektronicznie składać i akceptować wnioski kadrowe, a także bezpośrednio docierać do informacji na temat statusu ich realizacji.
Dodatkowo w systemie Softlab ERP by Asseco (na podstawie modułu SEOD) skonfigurowany został cyfrowy proces obiegu oraz akceptacji wybranych dokumentów. Przede wszystkim faktur kosztowych oraz kartotek materiałowych.
– znacząco ograniczyło to ilość wykorzystywanego w tym procesie papieru,
– skróciło czas realizacji poszczególnych akceptacji,
– zmniejszyło liczbę pojawiających się pomyłek oraz opóźnień w realizacji procesu.
Na podstawie opracowanych poziomów uprawnień oraz ścieżki akceptacji upoważnieni pracownicy samodzielnie wprowadzają do systemu określone dokumenty, zaś menedżerowie realizują proces ich akceptacji.
W systemie Softlab ERP by Asseco uruchomione zostały moduł budżetowania kosztowego oraz moduł do zarządzania projektami prowadzonymi w ramach firmy, służący do śledzenia postępu oraz kosztów realizowanych projektów badawczo-rozwojowych, inwestycyjnych czy marketingowych.
Podsumowanie
Połączenie procesu produkcji z innymi kluczowymi procesami realizowanymi takimi jak sprzedaż, zakupy, magazynowanie, logistyka czy wreszcie planowanie obsługi linii produkcyjnych, daje więc możliwość skutecznego zarządzania produkcją w czasie rzeczywistym.
Pełne wykorzystanie dostępnych mocy produkcyjnych daje naszemu klientowi podstawy do lepszego zarządzania całością operacji. Korzyści wiążą się z:
– szybkim przezbrajaniem linii produkcyjnych, zgodnie z przygotowanym harmonogramem produkcji dla poszczególnych zleceń produkcyjnych,
– efektywnym zarządzaniem stanem zapasów, procesem zamówień surowców i opakowań,
– szczegółowym śledzeniem stanu realizacji poszczególnych partii produktu,
– możliwością planowania i kontroli czasu pracy poszczególnych pracowników obszarów produkcji.
O Asseco Business Solutions S.A.
Asseco Business Solutions znajduje się obecnie w czołówce polskich dostawców oprogramowania ERP. Z naszej oferty skorzystało już wiele firm handlowych, produkcyjnych i usługowych z kilkudziesięciu branż. Od ponad 30 lat dostarcza przedsiębiorcom w Polsce i na świecie oprogramowanie, które wspiera prowadzenie biznesu w obszarach ERP i SFA. W ofercie systemów ERP Asseco Business Solutions proponuje trzy linie produktowe: Softlab ERP: zintegrowane oprogramowanie dla średnich i dużych firm, Macrologic ERP: procesowy system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw oraz Wapro ERP: programy dla mikro, małych oraz średnich firm. Systemy ERP by Asseco wspierają zarządzanie kluczowymi obszarami biznesowymi: logistyką i sprzedażą, również e-Commerce, finansami i księgowością, produkcją, magazynem wysokiego składowania (WMS) oraz kadrami i płacami. Wyposażone w zaawansowane algorytmy oraz rozwiązania AI umożliwiają nie tylko wydajne przetwarzanie danych oraz prowadzenie szczegółowych analiz, tworzenie raportów oraz generowanie insightów biznesowych. Rozwiązania Asseco Business Solutions dostępne są w wersjach on-premise oraz chmurze. Realizują ideę #paperless – polegającą na cyfryzacji i usprawnianiu procesów biznesowych oraz eliminacji papieru z biur. Jest to możliwe dzięki elektronicznym obiegom dokumentów, podpisowi elektronicznemu, zdalnych i mobilnych wersjach aplikacji oraz odpowiedniemu, optymalnemu zorganizowaniu procesów w systemach ERP. Businesscloud by Asseco to pakiet chmurowych rozwiązań wspólnych dla wszystkich systemów ERP do Asseco. Poszerza ich możliwości funkcjonalne o pracowniczy Portal HR, elektroniczne obiegi dokumentów, współpracującą z KSeF platformę wymiany faktur Businesslink, podpis elektroniczny i zaawansowane narzędzia analityczne. Dzięki ciągłemu rozwojowi produkty i usługi by Asseco kompleksowo wspierają przedsiębiorstwa, zgodnie ze zmieniającymi się przepisami i nowymi technologiami.