Optymalizacja kosztów to nic innego, jak ciągłe doskonalenie obniżania kosztów funkcjonowania firmy. Pamiętajmy jednak, że jest to proces długofalowy i wymagający dużego zaangażowania ze strony całej organizacji.
Aby przystąpić do optymalizowania kosztów w firmie, należy zweryfikować wszystkie środki, które rzeczywiście przepływają przez dany biznes. Dobrze jest rozpisać ponoszone przez firmę koszty na dwie kategorie:
– koszty stałe ponoszone cyklicznie co miesiąc;
– koszty zmienne, ulegające zmianom w zależności od np. wielkości sprzedaży w danym miesiącu.
Aby móc szukać oszczędności, należy podejmować przemyślane decyzje o cięciu kosztów. Po ich uporządkowaniu można działać. Poniżej kilka przykładów:
usprawnienie przebiegu dokumentów między pracownikami – należy przyjrzeć się obszarom, w których twoi pracownicy tracą swój czas. Bardzo często obszarem tym jest właśnie obieg dokumentów. Zazwyczaj jest to długi czas trwania przekazywania dokumentacji, wysoka podatność na błędy i dodatkowe koszty materiałów biurowych etc. Dobrym rozwiązaniem może być w tym przypadku elektroniczny obieg dokumentów, który pozwoli archiwizować, segregować czy też przydzielać dokumenty do właściwych osób automatycznie, czy też wysyłanie elektronicznie kwitków z wypłat na maile.
pomysły pracowników – bardzo ważne jest, aby kierownicy/managerowie lub liderzy nie zatrzymywali dla siebie świadomości na temat optymalizacji kosztów w firmie, ale żeby dzielili się nią z pracownikami. Stworzenie kilkuosobowego zespołu, który prowadzi cykliczne spotkania może pomóc w spojrzeniu na produkcje z różnych perspektyw: tzw. świeżym okiem. Takie podejście nie jest nowością, jest bowiem jedną z podstaw japońskiej idei KAIZEN. Pracownicy angażują się niezależnie od zajmowanej pozycji w firmie i często zdarza się, że aby wykonać prace sprawniej, mają więcej świetnych pomysłów niż sam lider.
oszczędzanie energii elektrycznej – pamiętajmy, że bardzo proste rozwiązania są najlepsze! Instalacja zwykłych fotokomórek na stołówce oraz w miejscach sanitarnych przynosi ogromne oszczędności w użyciu prądu.
Pamiętajmy – czas to pieniądz. Warto więc pomyśleć o skróceniu linii produkcyjnej oraz czasu realizacji produkcji. Bywa też, że zainwestowanie w nowe lecz droższe technologie, zwróci się szybciej niż ciągłe używanie starych maszyn, które się psują. Oczywiście należy pamiętać o ciągłym monitorowaniu pracy maszyn, prowadzeniu analiz, serwisowaniu. Nowe technologie zawsze działają na korzyść firmy, pomagają kontrolować i ulepszać procesy, ale również zbierać i analizować dane, aby na ich podstawie wyciągać wnioski.
Wymieniłem wyżej zaledwie kilka przykładów, sposobów na ciągłe doskonalenie jest bowiem nieskończenie wiele. Zawsze należy jednak pamiętać, aby mieć na uwadze, jak obniżenie kosztów wpłynie na jakość produktów i usług, bądź zadowolenie klientów i samych pracowników.
Nazywam się Jakub Skiba. Moje 16 letnie doświadczenie w przetwórstwie mięsnym (mięso wieprzowe, wołowe, drób) nauczyło mnie, że pracownicy przydzielonych obszarów potrafią w łatwiejszy sposób wprowadzić zmiany niż sam szef. Dzieje się tak, ponieważ pracownik pracuje w tym miejscu codziennie przez pięć dni w tygodniu, musi mieć tylko swobodę wypowiedzi i czuć, że jego zdanie jest znaczące, co do poprawy procesów po to, aby móc się bardziej zaangażować i zmotywować. Trzeba również z dużą świadomością budować zaangażowanie zespołu, otwarcie komunikować swoje oczekiwania i, co ważne, promować pracę zespołu, a to na pewno wpłynie pozytywnie na atmosferę i chęć działania do ciągłego doskonalenia.
Jakub Skiba,
Z-ca dyrektora ds produkcji / Menadżer produkcji