Cyfryzacja procesów wewnątrz przedsiębiorstwa zasadniczo wpływa na zmianę sposobu gromadzenia danych, ale też pozyskanym informacjom nadaje zupełnie nową wartość. Dokładne dane są fundamentem świadomych decyzji biznesowych. O tym, jak wartość informacji cyfrowej może zmieniać organizację procesu mycia i dezynfekcji stref produkcyjnych, rozmawiamy ze Zbigniewem Florczukiem, dyrektorem operacyjnym działu Food Hygiene w spółce Climbex.
Panie Zbyszku, co leżało u podstaw decyzji o digitalizacji części procesu, jaki wykonujecie w zakładach przetwórczych?
U klienta jesteśmy ważnym elementem procesu przygotowania bezpieczniej przestrzeni dla produkowanej żywności. Stale też musimy dostosowywać realizację usługi do zmian, jakie obserwujemy u klienta. Zwiększenie parku maszynowego, rozwój linii produkcyjnych, ich automatyzacja – wszystko to wpływa na warunki, w jakich musimy się odnaleźć, by jak najszybciej wykonać proces higienizacji. Tam, gdzie pojawiają się utrudnienia, szukamy innych rozwiązań, bo zawsze wyzwaniem dla nas jest krótki czas procesu mycia. Tam, gdzie digitalizacja nie jest możliwa pomagają nam, np. szybciej działające środki chemiczne, środki dezynfekujące nie wymagające spłukiwania czy systemy automatycznej dezynfekcji międzyprocesowej. Tam, gdzie jest to możliwe, układamy proces na nowo i aktualizujemy procedury. Postawiliśmy też na wdrożenie aplikacji wspierającej zarządzanie procesem higienizacji. Cyfryzując częściowo proces bardzo zależało nam na tym, aby w sposób ciągły i systematyczny móc gromadzić dane o warunkach, w jakich przychodzi nam realizować zadania. Z własnej praktyki widzimy, jak wiele czynników ma wpływ na jakość realizowanej usługi. Jak zaprojektowana jest przestrzeń produkcyjna, jak skonstruowane są maszyny, które czyścimy, usterki techniczne, które w procesie diagnozujemy, problemy organizacyjne, kompetencje pracowników – to elementy, które mogą zasadniczo determinować efekt naszej pracy. Chcemy je definiować, zbierać, analizować, by wspólnie z klientem świadomie podejmować decyzje, w jakich obszarach możemy się optymalizować, a w jakich próbować zapobiegać niepożądanym skutkom.
Czyli wdrożone narzędzie pomaga wam lepiej definiować problemy, wpływające na jakość waszej pracy.
Dokładnie tak i mamy nadzieję, że nasi klienci, czyli zakłady produkcyjne, też dostrzegą w tym dużą wartość. Oczywiście trzeba chwili czasu, aby aplikacja została zasilona w dane, by móc różne problemy definiować i potem obserwować ich wpływ na inne procesy. Realizując usługę, codziennie rejestrujemy wszystkie istotne i wymagane dane. Baza zatem dość szybko pozwala na pierwsze obserwacje i diagnostykę. Cyfrowa informacja jest bardzo cennym zasobem, a dobrze wykorzystana pozwala w tempie wykładniczym namnażać korzyści dla organizacji.
To jakie dodatkowe korzyści już odnieśliście po pierwszych wdrożeniach aplikacji?
Aplikacja Food Hygiene Audit jest naszym autorskim rozwiązaniem i bardzo zadbaliśmy o to, aby miała dokładnie zdefiniowane obszary i procesy, w jakich faktycznie działamy u klienta. Założyliśmy, że tylko wtedy będzie spełniać oczekiwania zespołów operacyjnych i będzie w procesie użyteczna. Mamy sekcję na gromadzenie danych o warunkach, jakie zastajemy na wejściu przed rozpoczęciem naszej pracy, jest obszar na dane o warunkach, w jakich przebiega proces mycia i dezynfekcji oraz obszar, gdzie gromadzimy dane o badaniach mikrobiologicznych czy innych wynikach kontroli. Co ważne, z narzędziem pracują także określone osoby po stronie klienta. Są dokładnie zdefiniowane role i zakresy kto, gdzie i jakie dane wprowadza do systemu, kto ma do nich dostęp, kto podejmuje decyzje. Wszystkie dane są dostępne online. Klient może na bieżąco śledzić proces mycia, wyniki kontroli, otrzymywać alerty o sytuacjach awaryjnych, szybko reagować i podejmować decyzje. Ogromną wartością jest to, że wszyscy pracujemy na jednej, spójnej bazie informacji. Dodatkowo, na podstawie danych z raportów, zaczęliśmy wprowadzać zmiany w sposobie realizacji procesu mycia.
Zdiagnozowaliśmy kilka elementów w niezbyt optymalnie zorganizowanej przestrzeni produkcyjnej u klienta, które wpływały na wydłużenie po naszej stronie procesu mycia. Jednocześnie u naszych pracowników zaobserwowaliśmy tzw. „puste przebiegi”. Zarówno nam, jak i klientowi bardzo zależało, aby te nieprawidłowości wyeliminować. Ale to właśnie analiza na twardych danych wyraźnie pokazała, gdzie leży problem. Wcześniej, nie mając danych, nie analizując trendów i czynników wpływających na efekty pracy, nie byliśmy w stanie standaryzować określonych zakresów czynności. Dziś to robimy i zauważamy efektywniejsze wykorzystanie mocy naszych zespołów.
Czy aplikacja ma jeszcze inne funkcjonalności, które z punktu widzenia optymalizacji procesu mycia, są dla was bardzo istotne?
Przy projektowaniu aplikacji dużą uwagę skupiliśmy na szczegółowym opracowaniu, jakie dane chcemy pozyskiwać z procesów kontrolnych, bo to one, a dokładnie wymazy mikrobiologiczne, określają czy usługa została przez nas wykonana dobrze czy też nie. Wraz z klientem dla poszczególnych punktów krytycznych, z których pobierane są wymazy, określiliśmy zestaw informacji, które bezwzględnie muszą być wprowadzone do systemu. To dzięki tym danym uzyskaliśmy szerszy pogląd na to, co dzieje się na hali produkcyjnej klienta. Wykryliśmy, że w miejscach, gdzie był robiony wymaz, krzyżowały się ciągi komunikacyjne osób trzecich z obszaru logistyki. Poprawiono organizację pracy w poszczególnych strefach zakładu u klienta i jednocześnie nasz problem został rozwiązany.
Wynika z tego, że klienci są otwarci na pracę z danymi, jakie pozyskujecie realizując usługę.
Staramy się ich do naszego rozwiązania przekonywać, bo sami widzimy, że doskonale może służyć obu stronom. Z tą też intencją je projektowaliśmy. Dla nas kluczowe jest, aby eliminować czynniki utrudniające czy uniemożliwiające nam pracę i wydłużające czas mycia. Kiedy realizujemy proces higienizacji dłużej z winy klienta, więcej go to kosztuje. Jest więc też zainteresowany, aby po swojej stronie mieć dobrze przygotowaną przestrzeń, którą umyjemy i zdezynfekujemy. Cyfryzacja daje duże możliwości do optymalizacji, ale tej w dobrym rozumieniu tego słowa. Praca na danych, to droga do rzetelnej informacji i czasem bezkompromisowych decyzji. Najważniejsze, że oparte o dane, mogą być zawsze świadome i celne.
Dziękuję za rozmowę.