Księgowość w branży mięsnej, jak w każdej innej działalności gospodarczej, wymaga dokładności i znajomości specyficznych przepisów.
Zaczynając od podstaw – księgowość w tej branży musi uwzględniać wszystkie operacje gospodarcze, takie jak zakup surowców (w tym przypadku mięsa), przechowywanie, przetwarzanie, a także sprzedaż produktów mięsnych. Bezwzględnie należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach, bez których rzetelna księgowość nie będzie możliwa.
W branży mięsnej kluczową rolę odgrywa ewidencja magazynowa. Innymi słowy jest to zarządzanie zapasami, które pozwala uniknąć strat związanych z przeterminowaniem produktów, dlatego musi być przeprowadzona z dużą dokładnością. Dokładnie wiadomo, ile towaru znajduje się na stanie, co pozwala na optymalizację zakupów i uniknięcie nadmiernych zapasów lub ich braku. To z kolei wpływa na płynność finansową i ogranicza straty. Z dobrym systemem ewidencji magazynowej łatwiej planować produkcję, logistykę i sprzedaż. Wszystkie procesy przebiegają zdecydowanie sprawniej, kiedy wiadomo, co i gdzie się znajduje. Ważne jest, aby móc śledzić każdą partię mięsa, która powinna być oznaczona unikalnym identyfikatorem, co pozwoli na jej identyfikację na każdym etapie produkcji, magazynowania i sprzedaży. To wymaga szczegółowej dokumentacji, która pozwala na szybką reakcję w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Mięso to produkt szybko psujący się, więc należy mieć pewność, że produkty trzymane w magazynie są świeże i bezpieczne do spożycia. Dodatkowo rosnące regulacje sanitarne i weterynaryjne podbijają konieczność przestrzegania specyficznych przepisów dotyczących higieny i kontroli jakości produktów mięsnych. Bez solidnej ewidencji magazynowej byłoby to utrudnione.
Rzetelna ewidencja magazynowa rozpoczyna się już na etapie zakupu surowców. Przy odbiorze mięsa należy dokładnie sprawdzić i zarejestrować dokumenty dostawy, takie jak faktury, listy przewozowe, czy certyfikaty jakości i pochodzenia. Następnie należy ustalić sposób rozchodowania posiadanych składników i bezwzględnie go stosować. W branży mięsnej często stosuje się metodę FIFO (first in, first out), która zakłada, że pierwsze zakupione lub wyprodukowane towary są pierwsze sprzedawane lub wykorzystywane. Alternatywą jest metoda LIFO (last in, first out), aczkolwiek rzadziej stosowana w tej branży ze względu na ryzyko przeterminowania produktów. Ważną rolę odgrywa również systematyczna inwentaryzacja. Regularne sprawdzanie stanu faktycznego zapasów w magazynie i porównywanie go z ewidencją księgową jest niezbędne, aby upewnić się, że wszystkie dane są aktualne. Wszelkie powstałe straty, np. z powodu przeterminowania lub uszkodzenia towaru, należy odpowiednio zarejestrować i odnotować w księgach rachunkowych. Przy okazji inwentaryzacji warto zwrócić uwagę na warunki przechowywania. Mięso to towar łatwo psujący się, więc ważne jest, aby monitorować warunki, w jakich jest przechowywane, szczególnie temperaturę i wilgotność.
Ewidencja zapasów oraz systematyczna kontrola stanu faktycznego są ze sobą ściśle powiązane, ponieważ wycena zapasów musi odzwierciedlać ich rzeczywistą wartość na dzień bilansowy, co może wymagać regularnej aktualizacji cen w systemie księgowym. Ważne jest, aby wycenić zapasy w sposób odpowiadający rzeczywistej wartości rynkowej, co może być wyzwaniem w przypadku zmieniających się cen mięsa. Użycie specjalistycznego oprogramowania księgowo – magazynowego może znacznie ułatwić zarządzanie zapasami, automatyzując wiele procesów i zmniejszając ryzyko błędów.
Dobra ewidencja magazynowa w branży mięsnej jeśli kluczowa, ponieważ pozwala na utrzymanie wysokiej jakości produktów, minimalizację strat i maksymalizację efektywności. To nie tylko wymóg prawny, ale też świetna praktyka biznesowa. Rzetelna ewidencja magazynowa dostarcza właścicielowi firmy w branży mięsnej mnóstwo cennych informacji, które mogą być wykorzystane do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Między innymi, właściciel zna dokładną ilość dostępnych zapasów, co pozwala na efektywne planowanie produkcji i sprzedaży, a także unikanie nadprodukcji lub niedoborów. Analiza tych danych może pomóc w prognozowaniu popytu na różne produkty, ponieważ wiadomo które produkty sprzedają się najlepiej, a które generują straty, a to z kolei pozwala na dostosowanie oferty do potrzeb rynku. Rozumienie, jak zmienia się popyt w ciągu roku, analiza trendów i sezonowości pomagają także w planowaniu promocji i kampanii marketingowych. Możliwe jest przewidywanie potencjalnych przestojów w dostawach surowca i odpowiednie planowanie alternatywnych scenariuszy. Posiadając rzetelne dane o zapotrzebowaniu, właściciel może lepiej negocjować ceny i warunki dostaw z partnerami biznesowymi. W łatwy sposób może śledzić obroty magazynowe i dzięki temu wiedzieć, jak szybko produkty opuszczają magazyn, co pomaga w identyfikacji trendów sprzedaży i optymalizacji poziomu zapasów. Wiedza o terminach przydatności do spożycia i rotacji zapasów umożliwia lepsze planowanie i zarządzanie przepływami pieniężnymi, co może wpłynąć na efektywniejsze planowanie inwestycji w rozwój firmy, np. zakup nowego sprzętu czy rozbudowę magazynu. Ewidencja magazynowa pozwala na obliczenie kosztów przechowywania zapasów, co jest kluczowe w zarządzaniu marżą i rentownością. Ważne jest także dokładne kalkulowanie kosztów produkcji, w tym pracy, energii, opakowań i transportu. Uwzględnianie tych wszystkich kwestii i dobra organizacja procesów wewnątrz firmy pomaga w podejmowaniu decyzji, które produkty są najbardziej opłacalne.
Na pewnym etapie istnienia firmy, w miarę jej rozwoju i wzrostu, szczególnie jeśli firma osiąga znaczący obrót i ma skomplikowaną strukturę operacyjną, warto zastanowić się nad zatrudnieniem dyrektora finansowego (Chief Financial Officer, CFO). Jest to osoba posiadająca odpowiednie kompetencje, umożliwiające rzetelne zarządzanie polityką finansową przedsiębiorstwa. Może to być strategicznym posunięciem, ponieważ dyrektor finansowy jest w stanie kompleksowo zarządzać finansami i procesami w firmie, co obejmuje między innymi planowanie finansowe, zarządzanie ryzykiem, przepływami pieniężnymi, budżetowaniem i prognozowanie.
W branży mięsnej, gdzie zmiany cen surowców i produktów końcowych mogą być dynamiczne, CFO może pomóc w opracowaniu długofalowej strategii finansowej, która może zabezpieczyć firmę przed nieprzewidzianymi sytuacjami. Znajomość rynku i umiejętność analizy finansowej pozwala dyrektorowi finansowemu na identyfikację obszarów, gdzie można zredukować koszty bez szkody dla jakości produktu czy procesów produkcyjnych. CFO może przyciągać nowe źródła finansowania, zarządzać relacjami z bankami, inwestorami i innymi instytucjami finansowymi, a także nadzorować decyzje inwestycyjne, takie jak zakup nowego sprzętu czy rozbudowa infrastruktury.
Dyrektor finansowy może zapewnić, że firma przestrzega wszystkich niezbędnych regulacji księgowych, podatkowych i branżowych, co jest niezwykle ważne w branży mięsnej, a dodatkowo, wykorzystując zaawansowane narzędzia analityczne, może analizować dane rynkowe i wewnętrzne, co pozwala na lepsze rozumienie trendów rynkowych i podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. CFO współpracuje z innymi osobami wewnątrz przedsiębiorstwa, przyczyniając się do decyzji, które mają wpływ na całą organizację. W branży mięsnej, gdzie istnieją specyficzne wyzwania, jak zarządzanie zapasami produktów szybko psujących się, czy regulacje sanitarne, rola dyrektora finansowego może być jeszcze bardziej wymagająca.
Adriana Wszołek
Wiceprezes Zarządu
CFO MANAGEMENT KLB
