Z Michałem Dębeckim – Dyrektorem Chespa Repro Studio rozmawia Katarzyna Salomon
Producenci zgłaszają nam, że ich asortyment jest coraz większy i przybywa im pracy związanej z procesem akceptacji. Na czym polega proces akceptacji projektów opakowaniowych?
Proces akceptacji jest procesem angażującym w firmie od kliku do kilkudziesięciu osób. Polega na sprawdzeniu, czy wszystkie elementy tekstowe i graficzne opakowania są poprawne pod względem merytorycznym i czy są umieszczone w odpowiednim miejscu (np. czy tekst nie wchodzi w tor fotokomórki lub w obszar zgrzewu).
Jakie są najczęściej spotykane metody prowadzenia akceptacji projektów opakowaniowych?
Istnieją dwa główne sposoby procesu akceptacji – ręczny system oparty na mailach oraz zautomatyzowany system oparty na platformie dostępnej online.
Skąd się biorą problemy dotyczące procesu akceptacji przy coraz większej liczbie opakowań?
System oparty na mailach stwarza liczne problemy przy rozrastającej się liczbie wzorów w danej firmie, ponieważ informacje są w nim rozproszone. Dla przykładu, informacje znajdują się na mailach konkretnych osób i nie są dostępne dla innych uczestników danego projektu. Jeśli ktoś się rozchoruje lub ma urlop, proces może utknąć w miejscu.
Jakie są inne trudności spotykane w procesie akceptacji opartym o maile?
Proces akceptacji zazwyczaj obejmuje kilka rund poprawek, co powoduje, że powstaje wiele wersji projektu, które trzeba ze sobą porównywać i nie są one dostępne w jednym miejscu dla wszystkich uczestników. Dlatego niektórzy klienci gubią się w tym, która wersja pliku jest ostatnia oraz czy na ostatniej wersji zostały wprowadzone wszystkie zgłoszone poprawki. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy na opakowaniu trzeba zmienić tylko jedno słowo. W mailowym systemie akceptacji po dokonaniu poprawki należy ponownie sczytać wszystkie teksty, żeby sprawdzić czy przy okazji wymiany zmienionego słowa nie nastąpiła niechciana zmiana w innym miejscu. Powoduje to konieczność ponownego sprawdzenia wszystkich tekstów, co wydłuża proces akceptacji.
Czym charakteryzuje się drugi sposób akceptacji?
Druga metoda opiera się o platformę z dostępem online, w której cały proces akceptacji tekstów jest scentralizowany i zautomatyzowany. Dlatego uwalnia ona uczestników od wszystkich problemów związanych z procesem opartym na mailach.
Co oznacza centralizacja procesu akceptacji?
Centralizacja oznacza, że cała komunikacja i wymiana informacji między poszczególnymi uczestnikami odbywa się w jedym miejscu – na platformie zamiast na mailach. Dzięki temu każdy uczestnik jest zawsze na bieżąco – widzi ile dokładnie jest projektów w toku, na jakim są one etapie, do jakich drukarń zostały zaplanowane, jakie są deadline’y, które projekty są zagrożone, a które idą zgodnie z planem. Ponadto widoczne są wszystkie komentarze, zmiany i cała historia projektu w jednym miejscu.
Czy dostęp do plików jest także scentralizowany?
Tak, oczywiście. Na platformie dostępne są wszystkie pliki i można je oglądać lub akceptować z poziomu przeglądarki zamiast otwierać ciężkie maile. Co więcej, na platformie mogą być przechowywane i archiwizowane inne dokumenty związane z opakowaniami. Np. można stworzyć bazę siatek, specyfikacji, tekstów prawnych, kodów EAN. W razie potrzeby można pobrać dany dokument w każdym momencie.
Czy przy dużej liczbie projektów i plików nie ma problemu z wyszukiwaniem?
Nie, wręcz przeciwnie. Wszystkie pliki można otagować, co daje ryzyko szybkiego i łatwego wyszukiwania projektów i pików po dowolnych kryteriach, np. po markach, liniach, po numerze, po nazwie projektu. Zarówno wśród aktywnych i zakończonych.
A co oznacza automatyzacja procesu akceptacji?
Oznacza to, że zakończenie jednego etapu powoduje automatyczne rozpoczęcie kolejnego etapu procesu. Informacja o odrzuceniu, akceptacji lub komentarzu jest automatycznie przekazywana do odpowiednich uczestników.
Jakie to daje korzyści?
Eliminuje to możliwość popełnienia błędu przez uczestników oraz ich odciąża – pracownicy nie muszą pamiętać, że mają kogoś powiadomić, że skończyli swoje zadanie, nie muszą wysyłać powiadomień, bo to robi za nich system. W powiadomieniu zawarty jest link, który przekierowywuje uczestnika do miejsca wykonania zadania.
Czy uczestnicy, którzy nie mają programów graficznych, będą mogli porównywać pliki online?
Platforma jest dedykowana do zarządzania projektami opakowaniowymi, w związku z czym posiada rozbudowany system podglądu grafiki. Platforma oferuje automatyczne porównywanie różnych wersji projektów bez konieczności otwierania ciężkich plików lub sprawdzenie z ilu kolorów (separacji) składa się dany wzór i wiele innych udogodnień.
Jakie są wymagania do korzystania z platformy?
Dostęp do internetu, przeglądarka internetowa, dostęp osobisty.
Jak wygląda sprawa z bezpieczeństwem danych na platformie?
Platforma zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych. Klient sam określa uprawnienia i zakres dostępu dla poszczególnych użytkowników. Każdy użytkownik otrzymuje osobiste dane dostępowe z hasłem.
Jakie działy w firmie korzystają najczęściej z platformy?
Z Platformy CDC, którą oferuje nasza firma, korzystają wszystkie działy uczestniczące w procesie akceptacji.
Są to najczęściej: dział marketingu, graficzny, zakupów, R&D, kontrola jakości, prawny, regulatory, supply chain, operacyjny, itp.
Co więcej, z naszej Platformy CDC mogą korzystać uczestnicy zewnętrzni, tacy jak – sieci handlowe, drukarnie, poddostawcy.
Dziękuję za rozmowę
Michał Dębecki
Dyrektor Chespa Repro Studio
michal.debecki@chespa.eu