IFS stale monitoruje sytuację w zakresie rozprzestrzeniania się koronawirusa wywołującego chorobę COVID-19. Zarząd IFS przy współpracy Międzynarodowego Komitetu Technicznego oraz krajowych grup roboczych, w których reprezentowane są wszystkie zainteresowane strony (handel detaliczny, dostawcy i jednostki certyfikujące) omówił bieżącą sytuację związaną z pandemią. W rozmowie z Panią Beatą Studzińską-Marciniak IFS Senior Technical Manager znajdziecie Państwo odpowiedzi na pytania odnośnie stanowiska Zespołu IFS w odniesieniu do procesu certyfikacji w dobie rozprzestrzeniania się koronawirusa i choroby (COVID-19) oraz dowiecie się o polityce i narzędziach jakie proponuje IFS przedsiębiorcom w celu udowodnienia zaufania do produktów i usług proponowanych przez dostawcę.
Jakie jest najważniejsze przesłanie Zespołu IFS jakie chciałaby Pani przekazać na wstępie odnośnie podejścia Zespołu IFS jako właściciela standardu w czasach pandemii w zakresie certyfikacji?
Najważniejszym elementem naszej misji jest „dostarczanie zaufanych produktów”. Dlatego też poczyniliśmy duże inwestycje w rozwój standardów jakości i programów IFS, kwalifikację audytorów oraz działanie naszego programu integralności (IP). Wszystkie te elementy razem zapewniają, że nasza certyfikacja jest niezawodna, ale i elastyczna na zmiany uwarunkowań. Od początku istnienia IFS wybraliśmy normę ISO/IEC 17065:2012 jako podstawę dla naszych programów certyfikacji i rozwoju. Norma ta obejmuje więcej niż tylko audyt komponentów systemu zarządzania. Certyfikat IFS świadczy o tym, że firma posiadająca certyfikat IFS jest w stanie dostarczyć produkty, które spełniają wszystkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa produktów, specyfikacji klienta przy jednoczesnym spełnieniu wymagań prawnych. Coroczny audyt na miejscu jest obowiązkowym warunkiem wstępnym do wydania certyfikatu IFS w oparciu o tę normę ISO/IEC.
Czy IFS zaleca przeprowadzanie audytów IFS w obecnej sytuacji ?
Ze względu na globalne rozprzestrzenianie się koronawirusa i choroby COVID-19, regularne audyty certyfikacyjne IFS nie mogą być przeprowadzane w kilku regionach, ze względu na środki ostrożności stosowane przez władze krajowe i lokalne w dotkniętych obszarach. Oznacza to, że dostawcy na tych obszarach mogą nie być w stanie na czas odnowić swojego certyfikatu IFS. Zgodnie z normą ISO/IEC 17065:2012, na której opierają się standardy IFS, aby uzyskać certyfikat IFS, konieczne jest przeprowadzenie audytu na miejscu przez audytora. Audyty zdalne nie są alternatywą, ponieważ nadają się tylko do kontroli dokumentów i nie są dozwolone dla wiarygodnego audytu samego zakładu produkcyjnego. W tym miejscu chciałabym podkreślić, że nasze ogólne stanowisko jest jasne. Naszym głównym priorytetem pozostaje przeprowadzenia pełnego audytu certyfikacyjnego IFS, oczywiście jeżeli jest to możliwe. Dlatego też prosimy firmy audytowane o dokonanie oceny ryzyka, czy przeprowadzenie audytu w obecnych okolicznościach jest możliwe, czy też nie i omówienie tego z jednostką certyfikującą. Chciałabym również dodać, iż na tę chwilę jedynie około jedna trzecia wszystkich audytów musiała zostać przełożona z powodu pandemii. W Polsce poziom jest jeszcze niższy i kształtuje się obecnie na poziomie 10%. Także 90% audytów odbywa się bez przeszkód z czego jesteśmy bardzo zadowoleni ufając że ten wynik będzie się utrzymywał w następnych miesiącach.
Co z ważnością certyfikatu jeśli firma nie zdecyduje się na audyt?
Ważny certyfikat IFS obowiązuje maksymalnie przez dwanaście (12) miesięcy. Po tym okresie jego ważność wygasa. Nie udzielamy przedłużenia, ale zezwalamy na wygaśnięcie certyfikatu, co jest wyraźnie i zgodne ze stanowiskiem GFSI. Zespół IFS uważa, że przedłużenie ważności certyfikatów nie jest możliwe, jeśli chcemy zwiększyć zaufanie do naszych certyfikatów. Przedłużenie certyfikatu o maksymalnie 6 miesięcy – w przeciwieństwie do dopuszczenia do jego wygaśnięcia – oznacza, że certyfikat pozostaje ważny bez oceny przez audytora na miejscu, kiedy to jednym z celów audytów zewnętrznych zgodnie z akredytowaną normą ISO/IEC 17065:2012 jest jednak coroczny przegląd wszystkich istotnych aspektów dotyczących produktów i procesów. Dlatego też, audytor musi dokonać oceny na miejscu. Tylko w ten sposób może dogłębnie ocenić skuteczności wdrożenia kontroli produktów i procesów, zastosowanie GMP w codziennej pracy, kontroli charakterystyki produktu, wymagań klienta, stanu infrastruktury, technologii itp. Ponadto, audytor może jedynie podczas wywiadu ocenić wiedzę i świadomość najwyższego kierownictwa i pozostałych pracowników. Wszystko to nie ma miejsca w przypadku przyznania jedynie tzw. „przedłużenia certyfikatu”. Dopuszczenie do wygaśnięcia certyfikatu w dzisiejszych uwarunkowaniach kryzysu oznacza jedynie, że wygasa certyfikat i że audyt certyfikacyjny zostanie przeprowadzony, ale w późniejszym terminie. W ten sposób dla wszystkich zainteresowanych jest jasne, że audyt na miejscu nie mógł się odbyć ze względu na kryzys związany z sytuacją zagrożenia zakażeniem koronawirusem. W bazie danych IFS jednostka certyfikująca umieszcza komentarz zaznaczając odpowiednie pole. Dzięki temu działaniu wszystkie zainteresowane strony otrzymują automatycznie informację o tym fakcie. Chcielibyśmy raz jeszcze podkreślić, że brak ważnego certyfikatu nie oznacza, że firma przestaje zarządzać swoimi procesami i produkować wyroby niezgodne z wymaganiami standardu IFS. Oznacza to jedynie, że audyt nie mógł się odbyć. Nowy pełny audyt certyfikacyjny może zostać zaplanowany, gdy tylko okoliczności na to pozwolą. Pamiętajmy że IFS nie nakłada żadnych kar na firmy, które nie są w stanie odnowić certyfikatów IFS z powodu występowania koronawirusa (COVID-19). IFS zawsze daje możliwość podjęcia indywidualnej decyzji audytowanej firmy, czy zleca ona nowy audyt certyfikacyjny IFS i odnawia swój certyfikat, czy też nie.
Co w takim razie proponuje IFS dla firm, które jednak chciałyby udowodnić partnerom biznesowym i sieciom handlowym, że pomimo braku audytu, produkują cały czas bezpiecznie i tym samym spełniają wymagania standardu IFS?
Przede wszystkim chciałabym zapewnić, iż IFS apeluje do detalistów i sieci handlowych, aby nie rozwiązywali umów na dostawy z powodu wygaśnięcia certyfikatów IFS z powodu występowania koronawirusa (COVID-19). Chociaż istnieją również głosy krytyczne, otrzymujemy duże wsparcie dla naszej polityki poprzez naszą sieć kontaktów na całym świecie. Sieci handlowe zgadzają się z naszym podejściem i wspierają nasze działania. Otrzymujemy od nich opinie, że rozumieją nasze stanowisko i nie mają zamiaru rezygnować z umów z dostawcami, ponieważ certyfikat IFS wygasa. Dla tych firm, które zadecydowały o nie przystąpieniu do pełnej certyfikacji z powodu pandemii, IFS proponuje opcjonalne narzędzia w celu zapewnienia zaufania do łańcucha dostaw i wsparcia procesów zarządzania ryzykiem partnerów biznesowych w tych wyjątkowych czasach. Są to narzędzia IFS „Remote Surveillance Check” i „GMP Check”. W obu przypadkach wynik kontroli zostanie potwierdzony w piśmie wydanym przez jednostkę certyfikującą. Jednostka certyfikująca wyda również raport z oceny. Oba dokumenty będą dostępne w IFS Database. Oba narzędzia są rozwiązaniami niezależnymi, dobrowolnymi, nieakredytowanymi i wyniki nie mogą być brane pod uwagę przy obecnych i/lub przyszłych audytach certyfikacyjnych IFS/ocenach rynku globalnego.
Kiedy mają zastosowanie odpowiednio: IFS „Remote Surveillance Check” i „GMP Check”?
Pierwsze narzędzie: IFS Remote Surveillance Check stosuje się do sprawdzania wspomagających procesów zarządzania w sytuacjach kryzysowych. Po otrzymaniu sygnałów z rynku, że istnieje zapotrzebowanie na rozwiązania zdalne, zaczęliśmy oferować usługę IFS Remote Surveillance Check. Kontrola ta będzie przeprowadzana zdalnie przez audytora odpowiedzialnej jednostki certyfikującej. Kontrola ta daje certyfikowanym przez IFS firmom szansę wykazania, że ich procedury wspierające i procesy zarządzania są utrzymywane w tych trudnych czasach. List potwierdzający może zostać przedstawiony partnerom biznesowym, jeśli będą potrzebować dodatkowej dokumentacji od Państwa. Check listy IFS Remote Surveilance są dostępne dla IFS Food, IFS Global Markets Food, IFS HPC, IFS PACsecure, IFS Logistics, IFS Wholesale oraz IFS Cash&Carry.
Drugie narzędzie: IFS GMP Check opracowaliśmy w celu sprawdzenia dobrych praktyk produkcyjnych na miejscu. Chcemy wrócić do zwykłych praktyk audytowych, jak tylko zniesione zostaną środki zapobiegawcze związane z koronawirusem. Jednocześnie rozumiemy, że będzie wówczas duża presja na zasoby jednostek certyfikujących. Jednakże, sieci handlowe będą chcieć jak najszybciej wiedzieć, czy ich dostawcy nadal spełniają wymagania dotyczące higieny, bezpieczeństwa żywności/ produktów i GMP. Dlatego właśnie opracowaliśmy system kontroli GMP IFS. Kontrola GMP to jednodniowa, niezapowiedziana ocena dokonana przez audytora na miejscu. W ten sposób w tym samym czasie można skontrolować o wiele więcej zakładów produkcyjnych w porównaniu z pełnym audytem certyfikacyjnym, który trwa zazwyczaj od dwóch do trzech dni. Ponadto, wyniki tej kontroli będą musiały być przesłane przez jednostkę certyfikującą w krótszym czasie. Odpowiednio, kontrola GMP pomaga dostawcy w przekazaniu swoim klientom wiarygodnych, udokumentowanych informacji zwrotnych na wyżej wymienione tematy i pomaga wzmocnić zaufanie w relacjach biznesowych. Nowy audyt certyfikacyjny może być później zaplanowany. Check listy i wytyczne dotyczące kontroli GMP są już również gotowe do pobrania na naszej stronie internetowej.
Co na koniec chciałaby Pani przekazać firmom, które nie podjęły jeszcze decyzji o przystąpieniu do certyfikacji i ciągle stają na stanowisku, że certyfikat powinien być automatycznie przedłużony, tak jak to jest praktykowane w przypadku innych standardów?
Każda firma (producent, handlowiec, broker itp.) musi starannie dobierać swoich dostawców, nawet w czasach COVID-19. Oznacza to, że proces wyboru musi opierać się na obiektywnych kryteriach jakościowych, które muszą być identyfikowalne i możliwe do przedstawienia. Jest to szczególnie ważne w przypadku incydentów i firma musi udowodnić te kryteria jakości osobom trzecim, na przykład w celu oczyszczenia się z zarzutu naruszenia obowiązków lub zawinionego działania. Decydującą rolę odgrywa tu certyfikacja IFS, ponieważ jest ona dowodem na to, że certyfikowane przedsiębiorstwo wdrożyło procesy niezbędne do produkcji bezpiecznego, zgodnego z prawem produktu, który spełnia specyfikacje klienta i że zostało to sprawdzone przez niezależną stronę trzecią. Ufamy, że na podstawie powyżej przedstawionej roli certyfikatu IFS jest zrozumiałe, dlaczego nie można po prostu dowolnie przedłużać okresu jego ważności certyfikatu bez ponownej weryfikacji działań. Jeżeli nie jest możliwe przeprowadzenie pełnego audytu certyfikującego, należy sprawdzić przynajmniej te części standardu IFS, które mogą być sprawdzone na tym etapie. Może to być weryfikacja Procedur Wsparcia. Zarządzania w ramach kontroli zdalnej, a później również weryfikacja GMP i higieny w ramach kontroli na miejscu. Z tego powodu narzędzia IFS zostały opracowane na potrzeby obecnego kryzysu. Mamy nadzieję, że w tym momencie wystarczająco poinformowaliśmy Państwa o naszej polityce i chcemy jeszcze raz podziękować za współpracę w tych trudnych czasach!
Dziękuję za rozmowę
rozmawiała Katarzyna Salomon