Jak wprowadzić pracownika do organizacji, aby go utrzymać? Firmy produkcyjne stoją aktualnie przed szeregiem coraz bardziej złożonych wyzwań, jednym z nich jest niewątpliwie sytuacja z dostępnością pracowników na rynku i ich rotacją.
Polski rynek pracy coraz bardziej boryka się z brakiem nie tylko odpowiednich kompetencyjnie dostępnych kadr, ale również z coraz bardziej postępującym wpływem demografii. Z rynku pracy rok do roku ubywa kilkaset tysięcy osób a jednocześnie nie występuje tak zwana zmiana pokoleniowa – tu brak nowych pracowników w miejsce osób przechodzących na emeryturę. Co więcej – dynamiczny rozwoju gospodarczy jaki występuje na polskim rynku w ostatnich latach również spowodował dodatkowo efekt zauważalnych braków kadrowych. Większa produkcja – więcej pracowników niezbędnych do jej obsługi. Te i inne czynniki spowodowały, że aktualnie bezrobocie wynosi 5,1% (GUS dane z marca br.) i jest to najniższy wskaźnik od 1991 roku.
Dodatkowo znaczące podwyżki wynagrodzeń – tu szczególnie inicjującej presję wynagrodzeniową w przedsiębiorstwach – tak zwaną najniższej krajowej spowodował nie tylko wzrost kosztów działania przedsiębiorstw, ale również znacząco wpłynął na konkurencje o dostępnego pracownika na rynku pracy. I w tym wszystkim dodatkowym wyzwaniem są rotacje pracowników, które znacząco wpływają na wydajność produkcyjną przedsiębiorców.
Innymi słowy – pracodawcy znajdują się w coraz trudniejszym położeniu przez wystąpienie kilku niekorzystnych czynników, które mogą prowadzić do ograniczenia lub zakończenia działalności.
Aby skutecznie zarządzać produkcją i aby miała ona odpowiednią wydajność pracy – musi być ona oparta o stabilny i przygotowany do powierzonych zadań zespół pracowników produkcyjnych. Przyczyn rotacji jest wiele, każdy producent ma też swoje indywidualne czynniki, które mogą wpływać na wystąpienie rotacji.
Jednym z istotnych elementów, który może zmniejszyć skale rotacji (nawet o 25%) jest według badań odpowiednie wprowadzenie pracownika (onboarding).
Proces onboardingu powinien uwzględniać zagadnienia z 4 obszarów, nazywanych “4xC onboardingu”:
– Compliance (zgodność i procedury): obejmujące szkolenia wymagane przez prawo i wyjaśnienie wszelkich kwestii formalnych i prawnych. Są to szkolenia BHP, dokumentacja kadrowa, zestaw dostępów i haseł, badania lekarskie, zapoznanie się z siedzibą firmy.
– Clarification (obowiązki i oczekiwania): czyli upewnienie się, czy nowy pracownik jest świadomy swoich obowiązków i oczekiwań firmy wobec jego osoby.
– Culture (kultura): oznacza wdrożenie nowego pracownika w kulturę organizacyjną firmy, przedstawienie norm społecznych, zarówno formalnych, jak i nieformalnych.
– Connection (więzi): czyli ułatwienie nawiązania relacji międzyludzkich i integracji z zespołem.
Tyle teorii, ale w praktyce co należałoby zrobić, aby zmniejszyć rotację?
1. Jeśli pojawia się w firmie nowy pracownik – dobry pomysłem byłoby przydzielenie osoby wprowadzającej. Osoby, która ma nie tylko doświadczenie na stanowisku ale również odpowiedni staż w przedsiębiorstwie tak, aby mogła przedstawić nowego pracownika zespołowi.
Czas przydzielenia osoby w dużej mierze może być uzależniony od specyfiki stanowiska, ale na pewno nie powinien być krótszy niż okres tygodnia;
2. Przeprowadzić szkolenie lub jeśli będzie taka potrzeba szkolenia wdrażające na stanowisku dotyczące jego zakresu zadań – innymi słowy pokazać co dana osoba będzie faktycznie robiła w miejscu pracy.
Nawet jeśli pracownik ma doświadczenie zawodowe na danym miejscu pracy, to może się okazać że maszyny lub urządzenia innego producenta z jakich korzysta firma mają w obsłudze swoją specyfikę, która wymaga poznania.
Wielu pracodawców uważa, że jeśli mają osobę z doświadczeniem to powinna sobie poradzić sama – takie podejście sprawdza się tylko w przypadku osób o wysokim poziomie samodzielności, znaczna cześć nowych pracowników czuje się w nowym otoczeniu nie tylko nie pewnie, ale i również zagubiona. Tak więc zostawienie nowej osoby „samej sobie” – może być jedną z przyczyn poczucia niezrozumienia zadań, obniżenia samooceny i w konsekwencji rezygnacji z pracy.
To zadanie może być powierzone osobie wprowadzającej, ale nie koniecznie – może to być inny pracownik na linii produkcyjnej.
3. Przeprowadzić kilka rozmów „kontrolnych” dotyczących samopoczucia nowego pracownika po zapoznaniu się z zakresem zadań jak również z zespołem.
Coraz więcej pracowników w badaniach wskazuje istotę więzi w miejscu pracy jako czynnik istotny przy długości zatrudnienia w danym miejscu.
Dobre samopoczucie w miejscu pracy jest istotnym elementem oceny pracodawcy i tym samym wymiernie może wpływać na podejmowanie decyzji o zmianie pracy lub pozostaniu w aktualnym miejscu zatrudnienia.
W to zadanie powinni być zaangażowani: osoba wprowadzająca (uzupełnienie informacji, udzielenie wsparcia organizacyjnego), kierownik – brygadzista (dodatkowe uzupełnienie informacji o stanowisku) ale również manager – dyrektor produkcji (uzupełnienie informacji, budowanie zespołu) innymi czynnikami jakie dodatkowo mogą ograniczyć rotację są: siatka płac i struktura wynagrodzeń uwzględniająca element stażu pracy – w tym nagród okresowych po przepracowanym określonym czasie.
4. Premie okresowe mogą być elementem wpływającym na podejmowane decyzje o zmianie pracy – szczególnie w okresach zabezpieczających produkcję o charakterze zwiększonej sezonowo ilości pracy.
5. Szeroko rozumiana komunikacja to jeden z najbardziej istotnych czynników jakie wpływają nie tylko na skale rotacji w przedsiębiorstwie, ale na jej dobre i sprawne funkcjonowanie.
Przejrzyste i proste zasady zatrudnienia, zadań i ról pracowników, możliwość zgłaszania uwag i spostrzeżeń, udzielanie informacji zwrotnych na podejmowane przez pracowników problemy to elementy, które również w znacznej mierze mogą wpłynąć na okres pracy pracowników.
Opisane powyżej proste i nie wymagające nakładów narzędzia, mogą wyeliminować z naczną cześć rotacji w przedsiębiorstwie. Ich wdrożenie nie tylko niewiele kosztuje, ale co więcej – jest skuteczne!
Grzegorz Probola
Morgan Staff Sp. z o.o.
www.morganstaff.eu
+48 500 233 347