Nowy rok, nowe perspektywy, nowe plany i temat rzeka – oszczędności. Najprostsza definicja oszczędności opisuje termin jako kwotę otrzymaną po odjęciu poniesionych wydatków od sumy uzyskanych dochodów, tzw. rezerwa finansowa. Po co są nam potrzebne oszczędności w firmie? Otóż mogą nam zapewnić ochronę przed niezapowiedzianymi wydatkami i dać poczucie bezpieczeństwa finansowego.
Ostatnimi czasy wszechobecne podwyżki cen najdotkliwiej odczuwają przedsiębiorcy. Chociażby ceny za zużycie energii elektrycznej, które cały czas rosną. Z pojęciem oszczędności w zakładzie wiąże się kolejne pojęcie: optymalizacja. Jeśli od początku zoptymalizujemy działania, można sporo zaoszczędzić. Przykłady prostych optymalizacji, to często zmiana dostawców sprzętu, dodatków, energii itp. Czasami oszczędności to kupno używanego sprzętu od innej firmy albo wypożyczenie go jeśli potrzebne jest tylko do kilku zleceń. Niektóre firmy dzielą przestrzeń, którą dysponują i podnajmują innym firmom. Reklama- spory wydatek. Czasami ciężko jest też przewidzieć jej skuteczność gdy w obecnym czasie jest wiele możliwości akcji promocyjnych i kanałów, którymi można dotrzeć do klientów.
Pamiętajmy jednak, że wzrost oszczędności nie może iść w parze ze spadkiem jakości. Każdy przedsiębiorca zastanawia się, jak pozyskać oszczędności, a klient niezmiennie ma wciąż te same oczekiwania przy zakupie produktu i najczęściej dotyczą one wrażeń smakowych, właściwej trwałości, łatwości w przygotowaniu, modnego teraz opakowania jak i wpisania się w panujące trendy (bio-, eko-, wege, naturalność). Klient oczekuje przede wszystkim zapewnienia najwyższej jakości usługi. Co determinuje pośrednio wybór klienta? Odpowiedź jest prosta: najczęściej jest to cena. Przedsiębiorcy mają zatem niemałe wyzwanie. Podjąć się oszczędności, przy zachowaniu optymalnej, zrównoważonej i adekwatnej ceny oraz jakości. Czy jest to możliwe? Na pewno jest to trudne. W jakich obszarach i w jaki sposób można podjąć się prób szukania oszczędności?
Planuj zakupy: Niekiedy jednorazowy zakup większej ilości towarów pozwala skorzystać na oszczędności związanej z transportem. Optymalizacja dostaw surowców wpływa również na rozważne dysponowanie nadmiarem zapasów i ograniczaniem produkcji. Istnieją systemy i oprogramowania, które zbierają dane i informacje o zamówieniach z możliwościami linii produkcyjnych i ich obciążeniem oraz dostępnymi zasobami. Dzięki takim informacjom i ich analizie firma może produkować i zamawiać tylko tyle, ile wie z prognoz, że zdoła sprzedać. W ten sposób przechodzimy do kolejnego obszaru, w którym możemy szukać oszczędności.
1. Racjonalnie gospodaruj przestrzenią magazynową: Analiza poziomu obciążenia linii produkcyjnych i zapotrzebowania na surowce pozwoli ograniczyć do minimum koszty składowania. Dlaczego jest to tak ważne? W przypadku wielu firm produkcyjnych magazynowanie to główna pozycja kosztowa, ponieważ nadprodukcja jest ryzykowna i kosztochłonna. Dlatego tak ważna jest analiza informacji o zamówieniach w realizacji, surowcach będących w drodze, bieżącej i planowanej produkcji, dostępności zasobów z danymi o możliwościach sprzedażowych. Istotne w tym wszystkim jest posiadanie surowców, które zapewnią ciągłość produkcji na wymaganym poziomie, ale nie nadmiarowym. Nadprodukcja w branży spożywczej jest często nieopłacalna.
2. Kontroluj etapy procesów produkcyjnych: Właściwie przeprowadzona integracja informacji chociażby w systemie ERP pozwala na generowanie raportów. Czym jest system ERP? To rodzaj oprogramowania, które służy do planowania zasobów. Pomaga gromadzić dane i integrować obszary produkcji oraz zarządzać procesami. Im więcej mamy kompletnych informacji, tym łatwiej utrzymać efektywność każdej linii, a co za tym idzie skrócić czasami czas trwania cyklu produkcyjnego. Tak zebrane dane pozwalają również analizować kolejne etapy procesu i dla przykładu sprawdzić wydajność pracy maszyny. Tym sposobem możemy podjąć decyzję o przeniesieniu produkcji na inną maszynę, która lepiej poradzi sobie na przykład z kalibrem danej osłonki czy zastosowanym rozdrobnieniem farszu. Ograniczenie „przestojów” na każdym z etapów procesu produkcyjnego pozwoli na skrócenie cyklu produkcyjnego i ograniczenie pracy parku maszynowego.
3. Planuj zapasy: Terminowe uzupełnianie zapasów surowców i produktów gotowych. Zbyt niski poziom zapasów to z jednej strony ryzyko utracenia potencjalnych szans sprzedażowych, ale z drugiej strony zbyt wysoki ich poziom generuje koszty magazynowania.
4. Dlaczego tak ważna jest analiza informacji? Pozwala ona prognozować zapotrzebowanie, zaopatrzenie, magazynowanie, przepływy surowców w procesie produkcji i planować zakupy. Producenci, którzy gromadzą informacje w obszarze produkcji dość chaotycznie z reguły dość pobieżnie mogą przeanalizować wydajności i może zdarzyć się, że częściej będzie u nich dochodziło do marnotrawienia zasobów i nie chodzi tutaj tylko o produkty, ale marnotrawienie czasu poświęconego na procesy, czasu na podejmowanie decyzji, poniesione koszty związane z błędami, reklamacjami, zwrotami itp. Przy okazji oszczędności warto wspomnieć również o robotyzacji, czyli zastępowaniu pracy ludzkiej pracą tzw. robotów- oprogramowań systemów informatycznych. Wielkie firmy pozwalają sobie na takie kroki, jednak musi to być przemyślane, a dlaczego zaraz i o tym. Korzyści z robotyzacji procesów w firmie jest wiele, m.in. wyeliminowanie tzw. „błędu ludzkiego”, odciążenie pracowników i odzyskanie ich do innych prac, wzrost wydajności zadań, większa kontrola, wielozadaniowość, czyli oszczędność czasu i redukcja kosztów. Zanim jednak zdecydujemy się zastąpić nimi pracę człowieka należy dokładnie przeanalizować obszary jakie „roboty” czy też „maszyny” miałyby przejąć za człowieka. Wdrażanie niekiedy wymaga odpowiednich technologii i integracji systemów informatycznych. To oznacza również nakłady finansowe. Jednak z pewnością jest to przyszłość, w której w niedługim czasie będzie trzeba nam się odnaleźć.
Na oszczędności w zakładzie wpływa szereg czynników. Nie ma tutaj złotego środka. Każdy etap, proces, dokładnie skontrolowany, przeanalizowany i zoptymalizowany może przynieść oszczędność firmie. Jedno jest pewne: należy zacząć monitoring, i kontrolę od samego początku. Przyjrzeć się wydajnościom, prognozom, planom. I nawet jeżeli czasami oszczędności możemy pozyskać w procesie zakupowym, należy mieć na uwadze i pamiętać, że oszczędności nie mogą wpływać negatywnie na zmianę jakości naszego produktu. Ponieważ prędzej czy później oszczędności poczynione w taki sposób odbiją się, np. poniesieniem przez zakład kosztów związanych z reklamacjami, zwrotami, naprawą parku maszynowego, wymianą części czy przestojami spowodowanymi awariami linii, z powodu np. oszczędności na materiałach pomocniczych do kontaktu z żywnością i są tu chociażby materiały opakowaniowe czy osłonki. Oszczędności szukajmy na drodze skutecznego zarządzania, które opiera się na ciągłej kontroli, analizowaniu i monitorowaniu procesów w zakładzie. Pamiętajmy, że na każdym etapie ważny jest jasny przepływ informacji, zwięzła komunikacja, systematyczność, skrupulatność i rzetelna dokumentacja. Często w szukaniu oszczędności nieoceniony i niezastąpiony jest czynnik ludzki. Tak- nasz pracownik, ten sam, który codziennie wykonuje te same rutynowe czynności, który ocenia, weryfikuje, sygnalizuje, analizuje i obserwuje. Może to właśnie jego pomysły i spostrzeżenia na etapie produkcji i procesów mogłyby być kluczem do znalezienia oszczędności? Czasami wcale nie trzeba szukać daleko. Ja zawsze jestem i będę zdania, że dobra komunikacja i rozmowa jest kluczem do sukcesu.
mgr inż. Jessica Stawicka